Arbeitsschutz Software für Kommunen und Gemeinden

Welche Arbeitsschutzpflichten für Kommunen gelten

Das Arbeitsschutzgesetz gilt im öffentlichen Dienst genauso wie im Unternehmen. Beschäftigte im Sinne des Gesetzes sind ausdrücklich auch Beamtinnen und Beamte (§ 2 Abs. 2 ArbSchG), und die Dienststellen der Gemeinden – Behörden, Verwaltungsstellen und Betriebe – gelten als Betriebe (§ 2 Abs. 5 ArbSchG). Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Dokumentation sind damit für jede Einrichtung Pflicht.

Für die Betreuung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt verlangt § 16 ASiG in Verwaltungen und Betrieben der Gemeinden einen arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Arbeitsschutz, der den Grundsätzen des Gesetzes gleichwertig ist. Für die bei der Unfallkasse Versicherten konkretisiert das die DGUV Vorschrift 2, die auch die Unfallkassen als eigene Unfallverhütungsvorschrift erlassen – maßgeblich ist die Fassung Ihrer Unfallkasse.

Zuständig für die Unternehmen der Gemeinden sind die Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände (§ 129 SGB VII). Ihre Unfallverhütungsvorschriften entsprechen inhaltlich denen der Berufsgenossenschaften, tragen aber teils andere Nummern – etwa DGUV Vorschrift 4 statt 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel.

Typische Einrichtungen – und was dort anfällt

Jede Einrichtung hat ihre eigenen Schwerpunkte. Eine gemeinsame Software heißt nicht, dass alle dasselbe machen, sondern dass alle Fristen und Nachweise an einer Stelle zusammenlaufen.

• Bauhof: Maschinen, Geräte und Fahrzeuge mit Prüffristen, Kraftstoffe und Öle im Gefahrstoffverzeichnis, Betriebsanweisungen für Motorsäge und Freischneider, Winterdienst und Arbeiten im Straßenraum
• Kindertagesstätten: Gefährdungsbeurteilung mit Lärm, Infektionsgefährdung, Heben und Tragen und Mutterschutz, Unterweisungen für das Personal, Ersthelfer
• Rathaus und Verwaltung: Bildschirmarbeitsplätze, Publikumsverkehr, Brandschutz, Flucht- und Rettungswege
• Wasser, Abwasser, Kläranlage: Gefahrstoffe, Arbeiten in Schächten und Behältern, mögliche Ex-Bereiche durch Faulgas
• Schulgebäude, Turnhallen, Freibad, Friedhof: Begehungen, Prüfung von Arbeitsmitteln und Leitern, Mängel im Außengelände
• Feuerwehrgerätehaus: Prüftermine für Geräte und Leitern, Begehung des Gebäudes

So arbeiten Gemeinden mit dem Safety Manager

Jede Einrichtung wird ein Bereich – Rathaus, Bauhof, Kita, Kläranlage. Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffe, Betriebsanweisungen und Beschäftigte hängen an ihrem Bereich, und mit der Bereichs-Sicht sieht die Kita-Leitung nur ihre Kita und der Bauhofleiter nur den Bauhof. Wer koordiniert, sieht alles.

Im Bauhof und im Außengelände zählt das Handy. Mängel werden mit Foto gemeldet, auf Knopfdruck mit GPS-Standort – der Zuständige bekommt einen Kartenpin und weiß, welche Parkbank gemeint ist. Am Gerät führt ein QR-Code ohne Anmeldung zu Prüfstatus und Betriebsanweisung. Die App läuft im Browser und lässt sich auf den Startbildschirm legen; eine Installation aus dem App-Store braucht es nicht.

Unterwiesen wird, wie es passt: digital per Link über WhatsApp, E-Mail oder QR-Code mit Unterschrift am Handy – oder dort, wo noch auf Papier unterschrieben wird, mit der gedruckten Unterschriftenliste. Die unterschriebene Liste laden Sie als Scan oder Handyfoto hoch, haken die Unterschriebenen an, und deren nächste Fälligkeit wird neu berechnet.

Betreut eine Fachkraft mehrere Gemeinden, ist jede Gemeinde ein eigener Mandant mit getrennten Daten. Ein Zugang mit der Rolle GF / Admin lässt sich mehreren Mandanten derselben Organisation zuordnen und wechselt oben links zwischen ihnen.

• Ein Bereich je Einrichtung, Sicht auf den eigenen Bereich einstellbar
• Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffverzeichnis je Bereich
• UVV- und Arbeitsmittelprüfungen mit Fristen und Erinnerung
• Mängelmeldung mit Foto und GPS-Standort, QR-Code am Gerät (ab Paket Plus)
• Unterweisung digital per Link (ab Paket Plus) oder mit Papierliste zum Hochladen
• Begehungen mit Bericht, Fotos und Maßnahmen
• Rechte je Modul in drei Stufen – etwa der Bauhof nur für Mängelmeldungen
• Ein Zugang für mehrere Mandanten, Daten strikt getrennt

Aus der Praxis mit Kommunen

Wir arbeiten mit mehreren Gemeinden zusammen, und einige Funktionen sind genau für diese Arbeit entstanden. Die Unterschriftenliste auf Papier gibt es, weil im Bauhof nicht jeder am Handy unterschreibt – sie wird gedruckt, unterschrieben und als Foto zurückgeladen. Der GPS-Standort bei der Mängelmeldung ist für das Außengelände gedacht, wo „die Bank am Weiher“ keine Adresse ist. Und ein Zugang kann mehrere Mandanten führen – genau das braucht, wer mehrere Gemeinden betreut.

Namen von Gemeinden nennen wir hier nur, wenn die jeweilige Gemeinde zustimmt.

Was das kostet

Gemeinden nutzen dieselben Pakete wie Unternehmen, gestaffelt nach der Zahl der Beschäftigten. In der Stufe „30 – 99 Mitarbeiter“ kostet das Paket Basis 99 € im Monat, das Paket Plus mit Mängel-App und Online-Unterweisung 129 € – netto bei jährlicher Zahlung. Die vollständige Staffel steht auf der Preisseite, und 14 Tage testen Sie kostenlos.