Unterweisungs­software für Mitarbeiter im Arbeitsschutz

Was das Gesetz verlangt

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen – bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien und danach regelmäßig (§ 12 ArbSchG). Die DGUV Vorschrift 1 konkretisiert: mindestens einmal jährlich, bei Jugendlichen nach § 29 JArbSchG halbjährlich.

Für die allgemeine Unterweisung verlangt § 4 DGUV Vorschrift 1 eine Dokumentation, schreibt aber weder eine Form noch eine Unterschrift vor. Entscheidend ist der Nachweis: Wer wurde wann zu welchem Inhalt unterwiesen, und hat er es verstanden. Genau dieser Nachweis fehlt im Ernstfall am häufigsten – oder er liegt in einem Ordner, den niemand findet.

Strenger ist es bei Gefahrstoffen: Dort wird mündlich anhand der Betriebsanweisung unterwiesen, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich; Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen (§ 14 Abs. 2 GefStoffV). Eine Unterschrift verlangt auch § 14 BioStoffV. Bei Leiharbeit unterweist der Entleiher – also der Betrieb, in dem die Person arbeitet – unter Berücksichtigung ihrer Qualifikation und Erfahrung (§ 12 Abs. 2 ArbSchG).

Worauf es bei einer Unterweisungssoftware ankommt

Wer Unterweisungssoftware vergleicht, sollte nicht bei Videos und Quizfragen anfangen, sondern bei den Vorgaben von Arbeitsschutzgesetz und DGUV. Daraus ergeben sich sieben Prüfpunkte – und so löst sie der Safety Manager:

• Arbeitsplatzbezug: Themen kommen aus der eigenen Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung, dem Arbeitsmittel oder Gefahrstoff – nicht aus einem Standardkurs
• Verständnisprüfung: Quiz mit einstellbarer Bestehensgrenze, das Ergebnis steht im Nachweis
• Rückfragen: Unterwiesene können Fragen stellen; sie blockieren den Abschluss, bis sie persönlich besprochen sind
• Persönliche Kontrolle: Online-Teilnahmen werden erst grün, wenn die zuständige Bereichsleitung das Gespräch bestätigt
• Fälligkeit je Person: jährlich, für Beschäftigte unter 18 automatisch halbjährlich – mit Erinnerung vor Ablauf
• Erreichbarkeit: Link per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code ohne Login – und eine Papierliste für alle, die kein Handy nutzen
• Nachweis: PDF je Unterweisung mit Thema, Inhalt, Datum, unterweisender Person, Teilnehmern und Unterschriften

Neue Mitarbeiter, Leiharbeit und Praktikum

Die erste Unterweisung ist vor Aufnahme der Tätigkeit fällig (§ 12 Abs. 1 ArbSchG) – nicht erst beim nächsten Jahrestermin. Im Safety Manager hat jede Firma eine Erstunterweisung, die beim Anlegen einer Person direkt angeboten wird. Sie läuft einmal je Mitarbeiter; danach übernimmt die jährliche Fälligkeit.

Leiharbeitnehmer legen Sie mit der Art „Leiharbeit“ an, für Praktikum und Probearbeit gibt es eine Kurzanlage mit Befristung. Unterwiesen werden alle wie Ihre eigenen Beschäftigten – mit Teilnahme, Unterschrift und Fälligkeit. Mehrere Personen ordnen Sie einer Unterweisung auf einmal zu, auf Wunsch einen ganzen Bereich per Gruppen-Häkchen.

So arbeiten Sie damit

Sie legen eine Unterweisung mit Thema, Inhalt und Teilnehmerkreis an – die Gefährdungen können Sie direkt aus einer Gefährdungsbeurteilung übernehmen, sodass Sie zu Ihren echten Gefährdungen unterweisen und nicht zu Allgemeinplätzen. Zur Unterweisung lassen sich Lernvideos und Dokumente hinterlegen, etwa die passende Betriebsanweisung.

Die Bestätigung „gelesen und verstanden“ unterschreiben Ihre Mitarbeiter digital am Bildschirm oder auf dem Handy. Optional schalten Sie ein Quiz zu, legen die Bestehensgrenze in Prozent fest und dokumentieren so den Verständnisnachweis – ist Lernmaterial hinterlegt, muss die Person alle Materialien geöffnet haben, bevor sie „gelesen und verstanden“ bestätigen und unterschreiben kann – eine Lernpflicht, die die Software selbst durchsetzt.

Mit dem Zusatzmodul Fern-Unterweisung erledigen Beschäftigte die Unterweisung ganz ohne Login: Sie versenden einen Link per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code, der Mitarbeiter sieht Material und Quiz auf dem eigenen Handy und unterschreibt dort. Für Außendienst, Baustellen und Schichtbetriebe ist das oft der einzige Weg, alle rechtzeitig zu erreichen.

• Digitale Unterschrift am Bildschirm oder Smartphone
• Quiz mit einstellbarer Bestehensgrenze als Verständnisnachweis
• Automatische Fälligkeit je Mitarbeiter – jährlich, für Jugendliche halbjährlich
• Gefährdungen mit einem Klick aus der Gefährdungsbeurteilung übernehmen
• Lernvideos und Betriebsanweisungen als Material hinterlegen
• Fern-Unterweisung per WhatsApp, Link, QR-Code oder E-Mail (Zusatzmodul)
• Nachweis-PDF je Unterweisung mit Teilnehmern, Inhalt und Datum

Was eine Software leisten kann – und was nicht

Darf allein mit elektronischen Hilfsmitteln unterwiesen werden? Die DGUV antwortet mit Nein: Nach der DGUV Regel 100-001 ist persönlich zu unterweisen, elektronische Medien dürfen nur unterstützen. Dafür gelten drei Bedingungen: Die Inhalte sind arbeitsplatzspezifisch aufbereitet, das Verständnis wird geprüft, und ein Gespräch zwischen Beschäftigten und unterweisender Person ist jederzeit möglich. Die ausschließliche Bearbeitung einer Unterweisungssoftware ohne Möglichkeit der mündlichen Rückfrage reicht ausdrücklich nicht aus.

Deshalb verspricht der Safety Manager keine „rechtssichere Online-Unterweisung“ – das kann keine Software, und wer es verspricht, verspricht etwas, das es nicht gibt. Stattdessen geht die App bewusst einen Schritt weiter als das Mindeste: Der Online-Teil nimmt die Wissensvermittlung ab und endet bei „persönliche Kontrolle offen“. Grün wird die Teilnahme erst, wenn eine vorgesetzte Person bestätigt, dass sie sich persönlich vom Verständnis überzeugt hat – und erst dann läuft die nächste Frist.

Rückfragen der Unterwiesenen blockieren den Abschluss und werden ausdrücklich nicht schriftlich beantwortet, sondern als „persönlich besprochen“ abgehakt. Für Themen mit praktischem Teil – Räumungsübung nach Flucht- und Rettungsplan (§ 4 Abs. 4 ArbStättV), PSA gegen tödliche Gefahren (§ 31 DGUV Vorschrift 1), Defibrillator (Empfehlung) – gibt es je Unterweisung den Schalter „praktische Übung erforderlich“. Wer vor Ort unterweist und unterschreiben lässt, braucht all das nicht: Dort war die unterweisende Person dabei.

Wer bestätigt, ist seit September 2026 keine Frage des Schreibrechts mehr, sondern des Bereichs: Jede Firma pflegt ihre Abteilungen und Arbeitsbereiche als Stammdaten (bis zu vier Ebenen, mit einer oder mehreren Bereichsleitungen – auch zwei Geschäftsführer). Nur die Leitung des Bereichs, in dem die unterwiesene Person sitzt – oder die Leitung darüber, ganz oben die Geschäftsführung – setzt den Haken. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit sieht alles, bestätigt aber nicht; im Nachweis steht die Rolle („Bereichsleitung Halle 1“). Die Erinnerung geht an genau diese Person, und ein Bereich ohne Leitung wird selbst zur Frist.

Digitale Unterschrift oder Papier?

Für die allgemeine Unterweisung ist keine Unterschrift vorgeschrieben; die digitale Unterschrift mit Name, Datum und Uhrzeit ist dort ein zusätzlicher Beleg. Anders bei Gefahrstoffen und Biostoffen: Dort verlangen § 14 GefStoffV und § 14 BioStoffV die Bestätigung durch Unterschrift. Für einen rechtlich belastbaren elektronischen Nachweis nennt die Unfallversicherung die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – eine Unterschrift am Bildschirm ist das nicht.

Auf der sicheren Seite sind Sie bei diesen Unterweisungen mit der Papierliste: In der Unterweisung die Unterschriftenliste als PDF drucken, nach dem Gespräch unterschreiben lassen, den Scan oder ein Handyfoto hochladen und anhaken, wer unterschrieben hat. Diese Personen gelten als vor Ort unterwiesen, die Fälligkeit wird neu berechnet, und die Liste hängt als Papier-Nachweis an jeder Person.

Was Sie davon haben

Sie sehen jederzeit, wer noch offen ist und wessen Unterweisung demnächst abläuft – auf Wunsch mit E-Mail-Erinnerung, bevor die Frist reißt. Damit verschwindet der typische Jahresend-Stapel, in dem 40 Unterweisungen gleichzeitig fällig werden.

Der Nachweis ist im Ernstfall in Sekunden da: Bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft oder nach einem Unfall zeigen Sie Datum, Inhalt, Teilnehmer und Unterschrift – statt einen Ordner zu durchsuchen.

Interaktive Lernreise statt Video

Für Themen, die ein Video nicht trägt, hinterlegen Sie eine interaktive Lernreise: eine Lerneinheit, die den Lernenden durch Inhalte und Fragen führt. Sie ersetzt das Video im Lern-Link, bringt ihr eigenes Quiz mit und meldet das Ergebnis automatisch an die Unterweisung zurück – der Nachweis entsteht wie gewohnt mit Name, Datum und Unterschrift.

Unterweisungsvorlagen (aufgebaut als interaktive Lernreisen) sind nicht im Paket enthalten – zur Ansicht und auf Anfrage; sie sind allgemeine Grundlagen und müssen vor dem Einsatz an den eigenen Betrieb angepasst werden.

Unterweisungsvorlagen (aufgebaut als interaktive Lernreisen) und Lernvideos sind eine allgemeine Grundunterweisung ohne Gewähr – sie ersetzen nicht die Unterweisung nach § 12 ArbSchG und müssen vor dem Einsatz an Ihren Betrieb angepasst werden. Prüfen Sie, ob sie für die Gefährdungen in Ihrem Betrieb ausreichen, ergänzen Sie die betrieblichen Inhalte (eigene Maschinen, Gefahrstoffe, Abläufe, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen) und unterweisen Sie persönlich – nach DGUV Regel 100-001 dürfen elektronische Hilfsmittel die Unterweisung nur unterstützen. Die Verantwortung für die Unterweisung bleibt beim Arbeitgeber.