Unterweisungs­software für Mitarbeiter im Arbeitsschutz

Was das Gesetz verlangt

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen – bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien und danach regelmäßig (§ 12 ArbSchG). Die DGUV Vorschrift 1 konkretisiert: mindestens einmal jährlich, bei Jugendlichen nach § 29 JArbSchG halbjährlich.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist der Nachweis: Wer wurde wann zu welchem Inhalt unterwiesen, und hat er es verstanden. Genau dieser Nachweis fehlt im Ernstfall am häufigsten – oder er liegt in einem Ordner, den niemand findet.

So arbeiten Sie damit

Sie legen eine Unterweisung mit Thema, Inhalt und Teilnehmerkreis an – die Gefährdungen können Sie direkt aus einer Gefährdungsbeurteilung übernehmen, sodass Sie zu Ihren echten Gefährdungen unterweisen und nicht zu Allgemeinplätzen. Zur Unterweisung lassen sich Lernvideos und Dokumente hinterlegen, etwa die passende Betriebsanweisung.

Die Bestätigung „gelesen und verstanden“ unterschreiben Ihre Mitarbeiter digital am Bildschirm oder auf dem Handy. Optional schalten Sie ein Quiz zu, legen die Bestehensgrenze in Prozent fest und dokumentieren so den Verständnisnachweis – ist Lernmaterial hinterlegt, muss die Person alle Materialien geöffnet haben, bevor sie „gelesen und verstanden“ bestätigen und unterschreiben kann – eine Lernpflicht, die die Software selbst durchsetzt.

Mit dem Zusatzmodul Fern-Unterweisung erledigen Beschäftigte die Unterweisung ganz ohne Login: Sie versenden einen Link per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code, der Mitarbeiter sieht Material und Quiz auf dem eigenen Handy und unterschreibt dort. Für Außendienst, Baustellen und Schichtbetriebe ist das oft der einzige Weg, alle rechtzeitig zu erreichen.

• Digitale Unterschrift am Bildschirm oder Smartphone
• Quiz mit einstellbarer Bestehensgrenze als Verständnisnachweis
• Automatische Fälligkeit je Mitarbeiter – jährlich, für Jugendliche halbjährlich
• Gefährdungen mit einem Klick aus der Gefährdungsbeurteilung übernehmen
• Lernvideos und Betriebsanweisungen als Material hinterlegen
• Fern-Unterweisung per WhatsApp, Link, QR-Code oder E-Mail (Zusatzmodul)
• Nachweis-PDF je Unterweisung mit Teilnehmern, Inhalt und Datum

Was eine Software leisten kann - und was nicht

Die DGUV hat am 31.08.2026 auf die Frage geantwortet, ob ein Unternehmen ausschliesslich mit einer Software unterweisen darf, die mit einem Multiple-Choice-Test abschliesst: Nein. Eine Unterweisung muss arbeitsplatz- oder taetigkeitsspezifisch sein, die Beschaeftigten muessen Rueckfragen stellen koennen, und die unterweisende Person muss sich persoenlich davon ueberzeugen, dass die Inhalte verstanden wurden. Die dritte Bedingung ist fuer den alleinigen Einsatz einer Unterweisungssoftware ausdruecklich ein Ausschlusskriterium.

Deshalb verspricht der Safety Manager keine „rechtssichere Online-Unterweisung“ - das kann keine Software, und wer es verspricht, verspricht etwas, das es nicht gibt. Stattdessen fuehrt die App durch den Weg, den die DGUV beschreibt: Der Online-Teil nimmt die Wissensvermittlung ab und endet bei „persoenliche Kontrolle offen“. Gruen wird die Teilnahme erst, wenn eine vorgesetzte Person bestaetigt, dass sie sich persoenlich vom Verstaendnis ueberzeugt hat - und erst dann laeuft die naechste Frist.

Rueckfragen der Unterwiesenen blockieren den Abschluss und werden ausdruecklich nicht schriftlich beantwortet, sondern als „persoenlich besprochen“ abgehakt. Fuer Themen mit Uebungspflicht - Verhalten im Brandfall (§ 4 ArbStaettV), PSA der Kategorie III (§ 3 Abs. 2 PSA-BV), Defibrillator - gibt es je Unterweisung den Schalter „praktische Uebung erforderlich“. Wer vor Ort unterweist und unterschreiben laesst, braucht all das nicht: Dort war die unterweisende Person dabei.

Wer bestaetigt, ist seit September 2026 keine Frage des Schreibrechts mehr, sondern des Bereichs: Jede Firma pflegt ihre Abteilungen und Arbeitsbereiche als Stammdaten (bis zu vier Ebenen, mit Bereichsleitung). Nur die Leitung des Bereichs, in dem die unterwiesene Person sitzt - oder die Leitung darueber, ganz oben die Geschaeftsfuehrung - setzt den Haken. Die Fachkraft fuer Arbeitssicherheit sieht alles, bestaetigt aber nicht; im Nachweis steht die Rolle („Bereichsleitung Halle 1“). Die Erinnerung geht an genau diese Person, und ein Bereich ohne Leitung wird selbst zur Frist.

Was Sie davon haben

Sie sehen jederzeit, wer noch offen ist und wessen Unterweisung demnächst abläuft – auf Wunsch mit E-Mail-Erinnerung, bevor die Frist reißt. Damit verschwindet der typische Jahresend-Stapel, in dem 40 Unterweisungen gleichzeitig fällig werden.

Der Nachweis ist im Ernstfall in Sekunden da: Bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft oder nach einem Unfall zeigen Sie Datum, Inhalt, Teilnehmer und Unterschrift – statt einen Ordner zu durchsuchen.

Interaktive Lernreise statt Video

Für Themen, die ein Video nicht trägt, hinterlegen Sie eine interaktive Lernreise: eine eigene HTML-Lerneinheit, die den Lernenden durch Inhalte und Fragen führt. Sie ersetzt das Video im Lern-Link, bringt ihr eigenes Quiz mit und meldet das Ergebnis automatisch an die Unterweisung zurück – der Nachweis entsteht wie gewohnt mit Name, Datum und Unterschrift.