Die jährliche Unterweisung ist die Frist, die jeder kennt. Sie ist aber nur die Untergrenze: Die meisten Unterweisungen, die im Betrieb tatsächlich fällig werden, haben einen Anlass und keinen Kalendertermin. Wer nur einmal im Jahr alle in einen Raum setzt, hat die Pflicht nicht erfüllt.
Mindestens einmal jährlich, bei Beschäftigten unter 18 Jahren mindestens halbjährlich (§ 4 DGUV Vorschrift 1, § 29 JArbSchG). Unabhängig davon ist zusätzlich anlassbezogen zu unterweisen – vor Aufnahme der Tätigkeit, bei neuen Arbeitsmitteln oder Stoffen, nach Änderungen im Aufgabenbereich und nach einem Unfall (§ 12 ArbSchG). Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit stattfinden und wird dokumentiert.
Stand: September 2026
Die Regelfrist: einmal im Jahr
§ 4 der DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Unterweisung „mindestens einmal jährlich“. Das ist keine Empfehlung, sondern die Mindestfrist, an der die Berufsgenossenschaft im Ernstfall misst. Gemeint ist ein Abstand von höchstens zwölf Monaten zur vorherigen Unterweisung derselben Person – nicht „einmal pro Kalenderjahr“. Wer im Dezember 2025 unterwiesen hat und erst im Dezember 2026 wieder, liegt an der Grenze; wer im Januar 2026 unterweist und im Dezember 2026 erneut, ist auf der sicheren Seite.
Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt die kürzere Frist: § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz verlangt eine Unterweisung vor Beschäftigungsbeginn und danach in mindestens halbjährlichen Abständen. Diese Frist wird im Betrieb regelmäßig übersehen, weil sie an einer Eigenschaft der Person hängt und nicht an der Tätigkeit – und weil sie endet, sobald die Person 18 wird.
Die Anlässe – hier entstehen die meisten Unterweisungen
§ 12 Arbeitsschutzgesetz knüpft die Unterweisung nicht an einen Termin, sondern an Ereignisse. Sie muss „bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit“ erfolgen. Sie muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.
Praktisch heißt das: Jede neue Maschine, jeder neue Gefahrstoff, jeder Umbau, jede Versetzung und jeder Unfall lösen eine Unterweisung aus – unabhängig davon, wann die letzte war. Auch Leiharbeitnehmer sind vom Entleiher zu unterweisen, obwohl sie bei einer anderen Firma angestellt sind.
Vor Aufnahme der Tätigkeit – auch bei Praktikanten, Aushilfen und Leiharbeitnehmern
Bei Versetzung oder geändertem Aufgabenbereich
Bei neuen Arbeitsmitteln, Verfahren oder Gefahrstoffen
Nach Unfällen und Beinaheunfällen, wenn die Ursache im Verhalten oder Verfahren liegt
Nach längerer Abwesenheit, wenn sich in der Zwischenzeit etwas geändert hat
Wenn eine Begehung oder Gefährdungsbeurteilung zeigt, dass etwas nicht verstanden wurde
Kürzere Fristen für einzelne Themen
Neben der allgemeinen Jahresfrist gibt es Themen mit eigener Regelung. Sie laufen unabhängig von der allgemeinen Unterweisung, werden im Betrieb aber oft mit ihr zusammengelegt – das ist zulässig, solange jedes Thema in seiner eigenen Frist abgedeckt ist und aus der Dokumentation hervorgeht, worüber unterwiesen wurde.
Thema
Frist
Fundstelle
Allgemeine Unterweisung
mindestens jährlich
§ 4 DGUV Vorschrift 1
Beschäftigte unter 18 Jahren
mindestens halbjährlich
§ 29 JArbSchG
Gefahrstoffe (arbeitsplatz- und stoffbezogen)
vor Aufnahme, danach mindestens jährlich, mündlich
§ 14 GefStoffV
Biologische Arbeitsstoffe
vor Aufnahme, danach mindestens jährlich
§ 14 BioStoffV
Brandschutz und Verhalten im Brandfall
mindestens jährlich; Räumung in angemessenen Zeitabständen üben
ASR A2.2; § 4 Abs. 4 ArbStättV, ASR A2.3
Erste Hilfe – Fortbildung der Ersthelfer
alle zwei Jahre
§ 26 DGUV Vorschrift 1
Was dokumentiert werden muss
Die Unterweisung selbst ist nur die halbe Pflicht. Ohne Nachweis ist sie im Streitfall nicht passiert. § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird, ohne die Form vorzuschreiben; bei Gefahrstoffen und biologischen Arbeitsstoffen verlangen § 14 GefStoffV und § 14 BioStoffV ausdrücklich, dass die Beschäftigten Inhalt und Zeitpunkt mit Unterschrift bestätigen. In der Praxis gehört deshalb in jeden Nachweis: Datum, Inhalt beziehungsweise Thema, die unterweisende Person und die Namen der Teilnehmenden – bei Gefahrstoffen zwingend, sonst als bewährter Beleg mit deren Unterschrift.
Ein häufiger Fehler ist die Sammelliste mit dem Betreff „Sicherheitsunterweisung“. Sie belegt, dass jemand im Raum war – nicht, worüber gesprochen wurde. Wer nach einem Unfall belegen muss, dass genau diese Gefährdung Thema war, braucht die Themenliste. Aus einer aktuellen Gefährdungsbeurteilung ergibt sich diese Liste von selbst: Unterwiesen wird über das, was im eigenen Betrieb festgestellt wurde.
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise nennt keine Vorschrift ausdrücklich. Üblich und empfehlenswert ist die Aufbewahrung mindestens bis zum Ablauf möglicher Ansprüche – in der Praxis werden Nachweise deshalb dauerhaft aufbewahrt, bei Gefahrstoffen mit krebserzeugender Wirkung ohnehin (Expositionsverzeichnis, § 14 GefStoffV).
Wie der Safety Manager das abbildet
Die Software führt je Mitarbeiter mit, wann die letzte Unterweisung war und wann die nächste fällig wird – jährlich, bei Beschäftigten unter 18 halbjährlich. Fällige Termine erscheinen in „Fristen & Erinnerungen“, in der Glocke und in der wöchentlichen Erinnerungs-Mail an die zuständige Person.
Die Themen kommen aus der eigenen Gefährdungsbeurteilung: Aus einer Gefährdung wird mit einem Klick ein Unterweisungsthema. Die Teilnehmer unterschreiben direkt auf Tablet oder Handy, und das fertige Protokoll steht als PDF mit Datum, Themen, Unterweisendem und Unterschriften bereit.
Rechtsgrundlagen
Die Fundstellen zu den Aussagen auf dieser Seite – zum Nachlesen im Originaltext.
§ 12 ArbSchG
Unterweisung während der Arbeitszeit – bei Einstellung, Veränderung des Aufgabenbereichs und Einführung neuer Arbeitsmittel, vor Aufnahme der Tätigkeit, angepasst an die Gefährdungsentwicklung.
§ 4 DGUV Vorschrift 1
Unterweisung mindestens einmal jährlich; sie muss dokumentiert werden. Gilt inhaltsgleich bei allen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen.
§ 3 Abs. 3 ArbSchG
Kosten für Maßnahmen des Arbeitsschutzes dürfen nicht den Beschäftigten auferlegt werden – auch nicht die der Unterweisung.
§ 29 JArbSchG
Jugendliche: Unterweisung vor Beschäftigungsbeginn und danach mindestens halbjährlich.
§ 14 GefStoffV
Gefahrstoffe: arbeitsplatz- und stoffbezogene mündliche Unterweisung vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich.
§ 14 BioStoffV
Biologische Arbeitsstoffe: Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich.
Häufige Fragen
Reicht eine Unterweisung pro Jahr aus?
Nur, wenn sich im Betrieb nichts geändert hat. Die jährliche Frist aus § 4 DGUV Vorschrift 1 ist die Untergrenze. Kommen neue Arbeitsmittel, Stoffe oder Verfahren hinzu, ändert sich der Aufgabenbereich oder passiert ein Unfall, ist zusätzlich zu unterweisen – vor Aufnahme der Tätigkeit und unabhängig davon, wann die letzte Unterweisung war.
Darf ich online unterweisen?
Als Baustein ja, allein nein. Die DGUV hat am 31.08.2026 klargestellt: Eine Unterweisung muss arbeitsplatzbezogen sein, Rückfragen müssen möglich sein, und die unterweisende Person muss sich persönlich vom Verständnis überzeugen – das Dritte kann keine Software leisten, ein bestandenes Quiz ersetzt es nicht. Online lässt sich das Wissen vermitteln; das Gespräch am Arbeitsplatz muss folgen. Bei Gefahrstoffen verlangt § 14 GefStoffV ohnehin eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung. Mehr dazu im Artikel „Ist eine Online-Unterweisung rechtssicher?“.
Muss die Unterweisung in der Arbeitszeit stattfinden?
Ja. § 12 ArbSchG stellt klar, dass Unterweisungen während der Arbeitszeit zu erfolgen haben; dass den Beschäftigten dafür keine Kosten entstehen dürfen, steht in § 3 Absatz 3 ArbSchG. Findet sie ausnahmsweise außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, ist diese Zeit als Arbeitszeit zu vergüten.
Wer darf unterweisen?
Der Arbeitgeber ist verantwortlich, kann die Durchführung aber übertragen – an Führungskräfte, an die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder an externe Fachleute. Entscheidend ist, dass die unterweisende Person die Gefährdungen des Arbeitsplatzes kennt und die Inhalte verständlich vermitteln kann. Die Verantwortung für die Durchführung bleibt beim Arbeitgeber.
Was ist mit Beschäftigten, die kein Deutsch sprechen?
Die Unterweisung muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen – das steht ausdrücklich in § 14 GefStoffV und ergibt sich für die allgemeine Unterweisung aus dem Zweck von § 12 ArbSchG. In der Praxis heißt das: Übersetzung, Dolmetscher oder bebilderte Unterlagen. Eine Unterschrift unter einem nicht verstandenen Text ist kein Nachweis.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Vorschriftentext. Stand: September 2026.
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