Die Gefährdungsbeurteilung ist die Grundlage des betrieblichen Arbeitsschutzes – und in vielen Betrieben trotzdem eine Sammlung aus Word-Dateien, alten Vorlagen und Ordnern. Mit dem Safety Manager können Sie die Gefährdungsbeurteilung erstellen und als lebendes Dokument pflegen. Gefährdungsbeurteilung digital heißt hier: bewerten, Maßnahmen ableiten, Fristen überwachen und auf Knopfdruck als PDF nachweisen.
Ohne Installation Daten in Deutschland Keine Kreditkarte
Kurz gesagt
Eine Software für die Gefährdungsbeurteilung hält Gefährdungen, Bewertung und Maßnahmen nach § 5 ArbSchG an einem Ort fest, überwacht Termine und Wirksamkeit und erzeugt daraus die geforderte Dokumentation nach § 6 ArbSchG – im Safety Manager wahlweise mit Ampel, Risikomatrix 5×5 oder nach Nohl, mit STOP-Stufe je Maßnahme und Freigabe mit Revisionen.
Stand: November 2026
lme-arbeitsschutz.de/gefaehrdungsbeurteilungen
Vergrößern
Was das Gesetz verlangt
Jeder Arbeitgeber muss die für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes ableiten (§ 5 ArbSchG). Das Ergebnis, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung müssen dokumentiert werden (§ 6 ArbSchG) – unabhängig von der Betriebsgröße.
Was zu beurteilen ist, zählt § 5 Abs. 3 ArbSchG beispielhaft auf: Arbeitsstätte und Arbeitsplatz, physikalische, chemische und biologische Einwirkungen, Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe, Arbeitsverfahren, Abläufe und Arbeitszeit, unzureichende Qualifikation und Unterweisung – und seit 2013 ausdrücklich die psychische Belastung bei der Arbeit. Für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel und Biostoffe konkretisieren GefStoffV, BetrSichV und BioStoffV die Pflicht.
Dazu kommt der Mutterschutz: Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ist für jede Tätigkeit zu beurteilen, welchen Gefährdungen eine schwangere oder stillende Frau ausgesetzt sein kann und welche Schutzmaßnahmen dann nötig wären (§ 10 Abs. 1 MuSchG) – vorausschauend, nicht erst, wenn eine Schwangerschaft mitgeteilt wird. Über das Ergebnis sind alle Beschäftigten zu informieren (§ 14 Abs. 2 MuSchG).
Eine feste Frist für die Wiederholung nennt das Gesetz nicht. Zu aktualisieren ist immer dann, wenn sich die Verhältnisse ändern: neue Arbeitsmittel oder Stoffe, geänderte Abläufe, Umbauten, nach einem Unfall oder wenn die Wirksamkeit einer Maßnahme fraglich wird. Wer das nur auf Papier führt, verliert schnell den Überblick, welche Beurteilung wann zuletzt geprüft wurde.
Worauf es bei einer Software für die Gefährdungsbeurteilung ankommt
Ob eine Gefährdungsbeurteilung trägt, entscheidet sich nicht am Layout des PDFs, sondern daran, ob sie vollständig, nachvollziehbar und fortgeschrieben ist. Daraus ergeben sich acht Prüfpunkte für eine Software – und so löst sie der Safety Manager:
Vollständigkeit: ein Katalog der Gefährdungsfaktoren als Gliederung – von mechanischen Gefährdungen bis zur psychischen Belastung –, eigene Punkte frei ergänzbar
Nachvollziehbare Bewertung: Ampel, Risikomatrix 5×5 oder Nohl; die verwendete Methode steht im PDF
Rangfolge der Maßnahmen: STOP-Stufe je Maßnahme – Substitution, technisch, organisatorisch, persönlich (§ 4 ArbSchG)
Umsetzung: Verantwortliche Person, Soll- und Ist-Termin und E-Mail-Erinnerung je Maßnahme
Wirksamkeit: Haken mit Datum und prüfender Person; Umgesetztes ohne Prüfung bleibt unter „Wirksamkeit offen“ sichtbar
Mutterschutz: eigene Karte in jeder Beurteilung, Ergebnis getrennt für schwangere und stillende Frauen (§ 10 MuSchG)
Fortschreibung: Freigabe mit Namen der freigebenden Person; jede frühere Fassung bleibt als Revision und PDF nachlesbar
Beteiligung: wer mitgewirkt hat – Beschäftigte, Fachkraft, Betriebsarzt, Betriebsrat – steht im PDF
So arbeiten Sie damit
Sie legen eine Beurteilung je Bereich, Tätigkeit oder Arbeitsplatz an und tragen Gefährdungen zeilenweise ein – aus der Vorlagen-Bibliothek, aus einer bestehenden Beurteilung kopiert oder frei formuliert. Für die Bewertung wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Betrieb passt: die einfache Drei-Stufen-Ampel ohne Rechnen, die Risikomatrix 5×5 aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß oder das Verfahren nach Nohl. Die Risikostufe ergibt sich dann automatisch.
Je Zeile legen Sie den Ist-Zustand fest – konform, Handlungsbedarf oder nicht zutreffend. Wo Handlungsbedarf besteht, entsteht mit einem Klick eine Maßnahme mit eigenem Status, Verantwortlichem, Soll- und Ist-Termin, Wirksamkeitsbewertung und eigenen Nachweis-Fotos. Diese Maßnahmen laufen im Modul Maßnahmen und im Dashboard zusammen, damit nichts liegen bleibt.
Aus einer fertigen Beurteilung übernehmen Sie die erkannten Gefährdungen direkt in eine Unterweisung – so unterweisen Sie Ihre Beschäftigten genau zu dem, was Sie im eigenen Betrieb festgestellt haben, statt zu allgemeinen Themen.
Bewertungsmethode wählbar: Ampel, Risikomatrix 5×5 oder Nohl – je Mandant voreinstellbar
Ampel-Übersicht in der Liste: offene Punkte auf einen Blick, auch bei 40 Beurteilungen
Maßnahmen je Gefährdung mit Verantwortlichem, Frist, Wirksamkeit und Fotos
Ein Klick von der Gefährdung in die Unterweisung
PDF-Export mit Ihrem Logo, verwendeter Methode und Foto-Anhang
Bestehende Beurteilungen aus PDF oder Office importieren (Zusatzmodul GBU-Import)
Was Sie davon haben
Die Beurteilung bleibt aktuell, weil das Aktualisieren keine halbe Tagesaufgabe mehr ist. Bei einer Begehung, einem Umbau oder einem neuen Gerät ergänzen Sie die betroffene Zeile, setzen die Maßnahme und haben die neue Fassung sofort als PDF.
Für Behörde, Berufsgenossenschaft oder ein Audit ist der Nachweis in Sekunden erzeugt – mit Datum, Methode, Verantwortlichen und dem Stand der Maßnahmen. Wer eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beauftragt, spart deren Zeit an genau der Stelle, an der sie sonst am meisten davon verbraucht: beim Abtippen und Zusammensuchen.
Häufige Fragen zu Gefährdungsbeurteilung
Für welche Betriebsgröße gilt die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung?
Für jede. Die Pflicht nach § 5 ArbSchG gilt unabhängig von der Beschäftigtenzahl – auch für Kleinbetriebe mit einem einzigen Mitarbeiter. Lediglich die Dokumentationspflicht war früher für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten erleichtert; die Beurteilung selbst muss jeder Arbeitgeber durchführen.
Welche Bewertungsmethode soll ich wählen?
Für die meisten Betriebe reicht die Drei-Stufen-Ampel – sie ist schnell, verständlich und ohne Rechnen zu bedienen. Die Risikomatrix 5×5 lohnt sich, wenn Sie Risiken vergleichbar machen oder eine Zertifizierung anstreben; das Verfahren nach Nohl ist verbreitet, wenn eine Fachkraft für Arbeitssicherheit es gewohnt ist. Sie können die Methode je Beurteilung ändern – sie steht auch im PDF.
Kann ich eine Beurteilung für mehrere Standorte wiederverwenden?
Ja. Sie kopieren eine bestehende Beurteilung und passen sie an – das ist der übliche Weg für gleichartige Arbeitsplätze oder mehrere Betriebsstätten derselben Firma. Fasi-Büros können außerdem eigene Vorlagen pflegen und über alle betreuten Mandanten hinweg verwenden.
Muss die psychische Belastung in die Gefährdungsbeurteilung?
Ja. § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt die psychische Belastung bei der Arbeit seit 2013 ausdrücklich. Beurteilt wird die Gestaltung der Arbeit – Arbeitsinhalt, Organisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen –, nicht die psychische Verfassung einzelner Personen. Im Safety Manager steht sie als eigener Faktor im Katalog der Gefährdungsfaktoren.
Brauche ich eine Gefährdungsbeurteilung zum Mutterschutz, auch wenn niemand schwanger ist?
Ja. § 10 Abs. 1 MuSchG verlangt die Beurteilung im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung für jede Tätigkeit – vorausschauend, damit bei einer Mitteilung sofort klar ist, ob Schutzmaßnahmen, eine Umgestaltung oder ein anderer Arbeitsplatz nötig sind. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit. Im Safety Manager steht dafür in jeder Beurteilung die Karte „Mutterschutz“ mit Prüfpunkten, getrenntem Ergebnis für schwangere und stillende Frauen und dem Datum, an dem die Beschäftigten informiert wurden.
Gibt es fertige Muster-Beurteilungen?
Nein, bewusst nicht: Eine Gefährdungsbeurteilung muss die Verhältnisse im eigenen Betrieb abbilden, und ein fremdes Muster verleitet dazu, Zeilen zu übernehmen, die nicht passen. Der Safety Manager gibt Ihnen stattdessen den Katalog der Gefährdungsfaktoren als Gliederung. Fertig durchdachte Beurteilungen duplizieren Sie für den nächsten Standort, Fasi-Büros speichern sie zusätzlich als Vorlage für weitere Betriebe, und bestehende Beurteilungen aus PDF, Word oder Excel lesen Sie mit dem Zusatzmodul GBU-Import ein.
Wie weise ich die Wirksamkeit einer Maßnahme nach?
Je Maßnahme hinterlegen Sie den Soll- und den Ist-Termin, den Status und eine Wirksamkeitsbewertung mit Datum – dazu Fotos als Nachweis. Diese Angaben erscheinen im PDF-Export bei der jeweiligen Maßnahme, sodass die nach § 3 ArbSchG geforderte Überprüfung der Wirksamkeit belegt ist.
Die rechtlichen Angaben sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Vorschriftentext. Stand: November 2026.
Zum Nachlesen
Was das Gesetz zu diesem Thema verlangt – mit Fundstelle, ohne Produktsprache.
