Software für Fachkräfte für Arbeits­sicherheit

Das Problem mit gewachsenen Ordnerstrukturen

Die meisten Fasi-Büros arbeiten mit einer Kombination aus Ordnerstruktur, Excel-Fristenliste und Word-Vorlagen. Das funktioniert, solange die Zahl der Mandanten überschaubar ist. Danach beginnt die eigentliche Arbeit darin, den Überblick zu behalten: Welche Unterweisung läuft nächsten Monat ab, bei welchem Kunden ist die Gefährdungsbeurteilung überfällig, wo steht noch eine Maßnahme aus der letzten Begehung offen?

Dazu kommt der Nachweis der eigenen Leistung. Die Einsatzzeiten nach DGUV Vorschrift 2 wollen dokumentiert und abgerechnet werden – meist in einer weiteren Tabelle, die niemand gern pflegt.

Was eine Fachkraft nachweisen muss

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt den Arbeitgeber nach § 6 ASiG – unter anderem, indem sie die Arbeitsstätten in regelmäßigen Abständen begeht, festgestellte Mängel mitteilt, Maßnahmen zu ihrer Beseitigung vorschlägt und auf deren Durchführung hinwirkt. Der Arbeitgeber hat sie zu verpflichten, über die Erfüllung ihrer Aufgaben regelmäßig zu berichten (§ 5 DGUV Vorschrift 2). In Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten gehört sie dem Arbeitsschutzausschuss an, der mindestens einmal im Vierteljahr zusammentritt (§ 11 ASiG).

Jede dieser Pflichten erzeugt Papier: Begehungsberichte, Maßnahmenlisten, Protokolle, Stundennachweise. Im Safety Manager entsteht dieser Nachweis beim Arbeiten selbst – und die Verantwortung für die Umsetzung bleibt sichtbar beim Betrieb, wo sie hingehört:

• Begehungsbericht mit Mängeln, Fotos, Dringlichkeit und Plan-Markierung – am Handy oder Tablet, nach einmaligem Öffnen auch ohne Netz
• Maßnahmenplan per E-Mail an die Zuständigen des Betriebs; die Umsetzung melden sie über einen Link ohne Anmeldung, mit Fotos
• ASA-Protokoll als PDF; offene und neue Punkte werden automatisch zu Maßnahmen – mit Erinnerung, sobald ein Termin geplant ist
• Leistungsnachweis je Monat als PDF mit Ihrem Briefkopf, Betreuungsstunden Soll/Ist je Mandant – Fahrtzeit zählt bewusst nicht als Betreuung
• Kundenakte je Firma: interne Notizen, Verträge und AV-Vertrag mit Wiedervorlage – für den Kunden unsichtbar

So arbeiten Sie damit

Jeder betreute Betrieb ist ein eigener Mandant. Die Daten sind technisch getrennt – nicht nur optisch, sondern über Zugriffsregeln direkt in der Datenbank. Oben links schalten Sie zwischen den Kunden um; Sie sehen immer genau einen Betrieb und arbeiten in dessen Kontext.

Das Fasi-Cockpit zeigt dagegen alle Mandanten nebeneinander mit einer Ampel: Wo ist Handlungsbedarf, wo laufen Fristen ab, wo liegen Maßnahmen über der Zeit? Von dort springen Sie direkt in den betroffenen Betrieb. Die mandantenübergreifende Fristenübersicht macht dasselbe auf Ebene der einzelnen Termine.

Ihre Vorlagen – Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungsthemen, Checklisten – pflegen Sie einmal für Ihr Büro und setzen sie bei jedem Kunden ein. Aus einer bei einem Kunden fertig durchdachten Gefährdungsbeurteilung machen Sie mit einem Klick eine Vorlage; personenbezogene Angaben, Termine und Fotos dieses Betriebs bleiben dabei automatisch draußen. Die Bibliothek selbst ist nach Bereichen aufklappbar gegliedert, und Ihre wichtigsten Vorlagen markieren Sie mit einem Stern – die stehen dann fürs ganze Büro ganz oben. Betreuungsstunden erfassen Sie je Mandant, vergleichen Soll und Ist und rechnen sie mit hinterlegtem Stundensatz als PDF ab.

Mit dem zubuchbaren Rechnungsmodul wird aus der Zeiterfassung eine komplette Fakturierung: Sie übernehmen die offenen Stunden eines Mandanten per Haken in eine Rechnung (gruppiert nach Tätigkeit und Fachkraft), ergänzen Pauschalen oder Fahrtkosten und schreiben den Beleg mit fortlaufender Nummer fest – danach unveränderbar, Korrektur nur per Storno. Das PDF trägt Ihren Briefkopf, einen Bezahl-QR-Code (GiroCode) und das eingebettete E-Rechnungs-XML nach EN 16931 (CII, auch separat abrufbar) – versendet wird direkt aus der Software, mit Blindkopie an Ihre Buchhaltung. Umsatz je Monat, Mandant und Fachkraft samt „davon unbezahlt“ sehen Sie auf einen Blick; die App erinnert automatisch an Stunden, die länger als 90 Tage unabgerechnet liegen.

Nach dem Versenden hört es nicht auf: Zahlungen und Teilzahlungen erfassen Sie einzeln, der offene Rest rechnet sich mit. Bleibt Geld aus, schlägt die Software die nächste von vier Mahnstufen vor – Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung, mit eigenen Fristen und Textvorlagen. Abgeschickt wird nichts von allein: Sie sehen jedes Schreiben vorher. Das Mahnschreiben gibt es als PDF, die ursprüngliche Rechnung hängt beim Versand mit an. Die Seite „Offene Posten“ zeigt alle Forderungen nach Alter gestaffelt (bis 30 / 31–60 / 61–90 / über 90 Tage) samt Ihren eigenen Notizen zum Vorgang – damit Sie niemanden mahnen, der gestern Zahlung zugesagt hat.

Sie können Ihren Kunden außerdem eigene Zugänge geben – wahlweise mit vollem Zugriff für die Geschäftsführung oder eingeschränkt auf einzelne Bereiche, etwa nur Mängelmeldungen für den Bauhof. Das entlastet Sie und bindet den Betrieb ein.

• Beliebig viele Mandanten, technisch strikt getrennt
• Fasi-Cockpit: alle Kunden mit Ampel auf einem Bildschirm
• Fristen über alle Mandanten hinweg an einer Stelle
• Eigene Vorlagen-Bibliothek für das ganze Büro – mit Favoriten und Bereichen
• SDB-Datenbank (Add-on): Datenblätter einmal sammeln, Dubletten erkennen, veraltete Fassungen beim Kunden melden
• Zeiterfassung der Betreuungsstunden inklusive Fahrtkosten (km oder Pauschale), Soll/Ist, Abrechnungs-PDF und ein Haken „abgerechnet“ für Rechnungen aus Ihrer eigenen Software
• Rechnungsmodul (Büro-Add-on): echte Ausgangsrechnungen mit E-Rechnungs-XML nach EN 16931 und Bezahl-QR
• Eigene Zugänge für Kunden – mit fein einstellbaren Rechten
• Alle Mandanten-Zusatzmodule in der Partnerlizenz enthalten – ausser den vier Managementsystem-Modulen (Testphase, Preis auf Anfrage, zubuchbar); die zwei Büro-Werkzeuge (Rechnungen, SDB-Datenbank) je 29 € pro Büro

Was das kostet

Fasi-Büros nutzen eine Partnerlizenz: 79 € im Monat je Büro plus einen Betrag je aktiv betreutem Mandant, der sich nach dessen Betriebsgröße richtet – 29 € bis 19 Mitarbeiter, 59 € 20 – 99 Mitarbeiter, 99 € 100 – 249 Mitarbeiter, 149 € 250 – 500 Mitarbeiter. Jeder Mandant erhält dabei den vollen Premium-Umfang; eine Paketwahl gibt es für Büros nicht. Nicht Teil der Partnerlizenz sind die vier Managementsystem-Module (Umwelt, Arbeitsschutz, Energie, Qualität) – sie werden auch für Büros einzeln zugebucht. Die Partnerlizenz steht externen Fachkräften für Arbeitssicherheit offen, die ihre Mandanten als bestellte Fachkraft (§ 5 ASiG) betreuen. Alle Preise verstehen sich netto bei jährlicher Zahlung.

Damit rechnet sich die Lizenz in der Regel schon ab dem ersten eingesparten Betreuungstag im Jahr. Die vollständige Staffel samt Rechner steht auf der Preisseite.