Betriebsanweisung Software – digital erstellen, freigeben und aktuell halten
Betriebsanweisungen sind der Aushang, an dem sich im Ernstfall entscheidet, ob jemand richtig reagiert. Sie müssen aktuell, verständlich und formal korrekt sein – und werden in der Praxis am häufigsten deshalb vernachlässigt, weil das Layout in Word so mühsam ist. Eine Betriebsanweisung Software nimmt genau diese Hürde weg.
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Kurz gesagt
Eine Betriebsanweisungs-Software erzeugt die nach § 14 GefStoffV und § 12 BetrSichV geforderten Betriebsanweisungen in einheitlichem Aufbau und Farbschema als druckfertiges PDF mit eigenem Logo – im Safety Manager mit dem Zusatzmodul KI-Assistenz auch auf Knopfdruck als Entwurf – bei Gefahrstoffen ausschliesslich aus dem Sicherheitsdatenblatt, bei Arbeitsmitteln aus den Gerätedaten.
Stand: November 2026
lme-arbeitsschutz.de/betriebsanweisungen
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Wann eine Betriebsanweisung nötig ist
Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 Abs. 1 GefStoffV – außer bei Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach § 6 Abs. 13 – eine schriftliche Betriebsanweisung, die der Gefährdungsbeurteilung Rechnung trägt, in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache; sie informiert mindestens über die Gefahrstoffe und ihre Gefährdungen, über Vorsichtsmaßregeln und Schutzmaßnahmen sowie über Maßnahmen bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen. Für Arbeitsmittel verlangt § 12 Abs. 2 BetrSichV vor der erstmaligen Verwendung eine schriftliche Betriebsanweisung – ausgenommen Arbeitsmittel, für die keine Gebrauchsanleitung mitgeliefert werden muss; ersatzweise genügt die Anleitung des Herstellers, wenn sie entsprechende Informationen enthält.
Der Aufbau ist durch die TRGS 555 und die Muster der DGUV vorgeprägt. Eine Rahmenfarbe schreibt keine Verordnung vor, eingebürgert hat sich aber ein Farbschema – im Safety Manager: rot für Gefahrstoffe, grün für Biostoffe, blau für Betriebsmittel und orange für Tätigkeiten. Beschäftigte sind anhand der Betriebsanweisung zu unterweisen.
So arbeiten Sie damit
Sie wählen die Art der Betriebsanweisung – Gefahrstoff, Biostoff, Betriebsmittel oder Tätigkeit – und die Software legt Aufbau, Abschnitte und Farbschema passend an (Gefahrstoff rot, Biostoff grün, Betriebsmittel blau, Tätigkeit orange). Mit dem Zusatzmodul KI-Assistenz entsteht der Entwurf auf Knopfdruck: bei Gefahrstoffen ausschliesslich aus dem hinterlegten Sicherheitsdatenblatt (Einstufung, H- und P-Sätze, Schutzausrüstung aus Abschnitt 8 – ohne Internet, ohne Allgemeinwissen), bei Arbeitsmitteln und Tätigkeiten aus den Schriften von DGUV, Berufsgenossenschaften und BAuA (in der Rangfolge Gesetz, Vorschrift, Regel, Information – die Fundstellen bleiben am Entwurf) und den Gerätedaten. Jede Betriebsanweisung folgt demselben Aufbau wie die BG-Muster: Verhaltensregeln, dann die Schutzausrüstung mit „Augenschutz:“, „Handschutz:“ und so weiter, zum Schluss die festen Sätze zu Unterweisung, Sichtprüfung, Prüfung und Störung.
Die Texte schreiben Sie für Ihren Betrieb – Schutzmaßnahmen, Verhalten im Gefahrfall, Erste Hilfe und Entsorgung; bei Betriebsmitteln heißt es „Verhalten bei Störungen“, und Betriebsmittel wie Tätigkeiten schließen mit „Instandhaltung / Wartung“ statt mit der Entsorgung. Mit dem Zusatzmodul KI-Assistenz erhalten Sie dafür einen Entwurf, den Sie prüfen und übernehmen, statt vor einer leeren Seite zu sitzen.
Ergebnis ist ein druckfertiges PDF mit Ihrem Logo, das an die Wand oder ans Gerät kann. Über den QR-Code am Arbeitsmittel ist dieselbe Betriebsanweisung zusätzlich am Handy abrufbar – auch dann, wenn der Aushang verschwunden ist.
Aufbau und Farbschema für Gefahrstoff, Biostoff, Betriebsmittel und Tätigkeit – eigene Betriebsanweisungen als Vorlage speichern
Entwurf aus dem Sicherheitsdatenblatt oder auf Grundlage der DGUV-, BG- und BAuA-Schriften mit Fundstellen (Zusatzmodul KI-Assistenz)
Druckfertiges PDF mit Ihrem Firmenlogo
Am QR-Code des Geräts direkt am Handy abrufbar (Zusatzmodul)
Als Material einer Unterweisung zuweisbar
Entwurf per KI-Assistenz (Zusatzmodul)
Der Aufbau nach TRGS 555
Für Gefahrstoffe beschreibt die Technische Regel für Gefahrstoffe 555 den Aufbau. Sie ist keine Verordnung, hat aber Vermutungswirkung: Wer sie einhält, kann davon ausgehen, die Anforderungen des § 14 GefStoffV zu erfüllen. Der Aufbau ist bewusst immer gleich – Arbeitsbereich und Stoff, Gefahren für Mensch und Umwelt, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, Verhalten im Gefahrfall, Erste Hilfe, sachgerechte Entsorgung. So findet sich jeder Beschäftigte in jeder Betriebsanweisung sofort zurecht, egal aus welchem Betrieb sie stammt.
Zwei Dinge werden dabei regelmäßig falsch gemacht. Erstens die Länge: Eine Betriebsanweisung über zwei Seiten wird nicht gelesen und erfüllt ihren Zweck nicht – sie ist die Kurzfassung für den Arbeitsplatz, nicht die Kopie des Sicherheitsdatenblatts. Zweitens die Aktualität: Ändert der Hersteller die Einstufung, ändert sich die Betriebsanweisung, und danach ist erneut zu unterweisen. Diese Kette reisst im Betrieb fast immer am zweiten oder dritten Glied.
Was Sie davon haben
Eine Betriebsanweisung ist in wenigen Minuten fertig statt in einer halben Stunde Layout-Arbeit – und sieht bei allen Stoffen und Geräten gleich aus. Das erhöht die Chance, dass sie im Betrieb tatsächlich gelesen wird.
Ändert sich ein Sicherheitsdatenblatt oder ein Gerät, erzeugen Sie die Anweisung neu und tauschen den Aushang. Weil sie mit Gefahrstoff, Arbeitsmittel und Unterweisung verknüpft ist, bleibt der Nachweisstrang lückenlos.
Häufige Fragen zu Betriebsanweisungen
Wie oft muss eine Betriebsanweisung aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich etwas ändert – neuer Stoff, neues Verfahren, neues Sicherheitsdatenblatt, geänderte Einstufung. Eine feste Frist nennt § 14 GefStoffV für die Betriebsanweisung selbst nicht; für die darauf gestützte Unterweisung dagegen schon: mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. In der Praxis prüft man deshalb beides im selben Rhythmus, weil Einstufungen von Gefahrstoffen sich regelmäßig ändern und ein veraltetes Sicherheitsdatenblatt sonst unbemerkt bleibt.
Darf ich mehrere Stoffe in einer Betriebsanweisung zusammenfassen?
Ja, wenn Gefährdungen und Handhabung vergleichbar sind – etwa mehrere Reinigungsmittel derselben Einstufung. Voraussetzung ist, dass die beschriebenen Schutzmaßnahmen für jeden erfassten Stoff tatsächlich passen. Sobald ein Stoff eine abweichende Gefährdung mitbringt, braucht er eine eigene Anweisung. Eine Gruppen-Betriebsanweisung, die den gefährlichsten Fall nicht abdeckt, ist schlechter als keine.
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsanweisung und Bedienungsanleitung?
Die Bedienungsanleitung kommt vom Hersteller und beschreibt die Handhabung des Produkts. Die Betriebsanweisung schreibt der Arbeitgeber für seinen konkreten Betrieb: Sie legt fest, welche Gefahren dort bestehen, welche Schutzmaßnahmen gelten und wie sich Beschäftigte im Gefahrfall verhalten. Sie ist damit verbindliche Anweisung und Grundlage der Unterweisung.
Welche Farben gelten für Betriebsanweisungen?
Vorgeschrieben ist keine Farbe; üblich ist ein einheitlicher Farbcode, damit man die Art schon von Weitem erkennt. Im Safety Manager sind Gefahrstoffe rot, Biostoffe grün, Betriebsmittel und Maschinen blau und Tätigkeiten orange. Die Software wählt das Farbschema automatisch anhand der gewählten Art – Sie stellen nichts ein, und die Aushänge im Betrieb bleiben einheitlich.
Muss die Betriebsanweisung in anderen Sprachen vorliegen?
Ja, wenn Beschäftigte kein ausreichendes Deutsch verstehen – § 14 GefStoffV und § 12 Abs. 2 BetrSichV verlangen eine für sie verständliche Form und Sprache. Im Safety Manager legen Sie dafür eine weitere Betriebsanweisung mit übersetzten Texten an; die festen Überschriften des Vordrucks bleiben deutsch.
Die rechtlichen Angaben sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Vorschriftentext. Stand: November 2026.
Zum Nachlesen
Was das Gesetz zu diesem Thema verlangt – mit Fundstelle, ohne Produktsprache.
