Betriebsanweisung Software – digital und rechtssicher erstellen
Betriebsanweisungen sind der Aushang, an dem sich im Ernstfall entscheidet, ob jemand richtig reagiert. Sie müssen aktuell, verständlich und formal korrekt sein – und werden in der Praxis am häufigsten deshalb vernachlässigt, weil das Layout in Word so mühsam ist. Eine Betriebsanweisung Software nimmt genau diese Hürde weg.
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Kurz gesagt
Eine Betriebsanweisungs-Software erzeugt die nach § 14 GefStoffV und § 12 BetrSichV geforderten Betriebsanweisungen im vorgegebenen Aufbau und Farbschema – im Safety Manager auf Knopfdruck aus dem Gefahrstoffverzeichnis oder dem Arbeitsmittel, als druckfertiges PDF mit eigenem Logo.
Stand: September 2026
lme-arbeitsschutz.de/betriebsanweisungen
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Wann eine Betriebsanweisung nötig ist
Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 GefStoffV eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Form und Sprache, die über Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Gefahrfall, Erste Hilfe und sachgerechte Entsorgung informiert. Für Arbeitsmittel ergibt sich die Pflicht aus § 12 BetrSichV, wenn die Gefährdungsbeurteilung es erfordert.
Der Aufbau ist durch DGUV-Regelwerk und die TRGS 555 vorgeprägt, samt Farbschema – im Safety Manager: rot für Gefahrstoffe, grün für Biostoffe, blau für Betriebsmittel und orange für Tätigkeiten. Beschäftigte sind anhand der Betriebsanweisung zu unterweisen.
So arbeiten Sie damit
Sie wählen die Art der Betriebsanweisung – Gefahrstoff, Biostoff, Betriebsmittel oder Tätigkeit – und die Software legt Aufbau, Abschnitte und Farbschema passend an (Gefahrstoff rot, Biostoff grün, Betriebsmittel blau, Tätigkeit orange). Bei Gefahrstoffen werden Bezeichnung, GHS-Piktogramme sowie H- und P-Sätze direkt aus dem Gefahrstoffverzeichnis übernommen; bei Arbeitsmitteln die Gerätedaten.
Die Textbausteine passen Sie an Ihren Betrieb an – Schutzmaßnahmen, Verhalten bei Störungen, Erste Hilfe, Entsorgung. Mit dem Zusatzmodul KI-Assistenz erhalten Sie dafür einen Entwurf, den Sie prüfen und übernehmen, statt vor einer leeren Seite zu sitzen.
Ergebnis ist ein druckfertiges PDF mit Ihrem Logo, das an die Wand oder ans Gerät kann. Über den QR-Code am Arbeitsmittel ist dieselbe Betriebsanweisung zusätzlich am Handy abrufbar – auch dann, wenn der Aushang verschwunden ist.
Vorlagen für Gefahrstoff, Biostoff, Betriebsmittel und Tätigkeit im richtigen Farbschema
Automatisch befüllt aus Gefahrstoffverzeichnis oder Arbeitsmittel
Druckfertiges PDF mit Ihrem Firmenlogo
Am QR-Code des Geräts direkt am Handy abrufbar (Zusatzmodul)
Als Material einer Unterweisung zuweisbar
Entwurf per KI-Assistenz (Zusatzmodul)
Der Aufbau nach TRGS 555
Für Gefahrstoffe beschreibt die Technische Regel für Gefahrstoffe 555 den Aufbau. Sie ist keine Verordnung, hat aber Vermutungswirkung: Wer sich daran hält, erfüllt die Anforderungen des § 14 GefStoffV. Der Aufbau ist bewusst immer gleich – Arbeitsbereich und Stoff, Gefahren für Mensch und Umwelt, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, Verhalten im Gefahrfall, Erste Hilfe, sachgerechte Entsorgung. So findet sich jeder Beschäftigte in jeder Betriebsanweisung sofort zurecht, egal aus welchem Betrieb sie stammt.
Zwei Dinge werden dabei regelmäßig falsch gemacht. Erstens die Länge: Eine Betriebsanweisung über zwei Seiten wird nicht gelesen und erfüllt ihren Zweck nicht – sie ist die Kurzfassung für den Arbeitsplatz, nicht die Kopie des Sicherheitsdatenblatts. Zweitens die Aktualität: Ändert der Hersteller die Einstufung, ändert sich die Betriebsanweisung, und danach ist erneut zu unterweisen. Diese Kette reisst im Betrieb fast immer am zweiten oder dritten Glied.
Was Sie davon haben
Eine Betriebsanweisung ist in wenigen Minuten fertig statt in einer halben Stunde Layout-Arbeit – und sieht bei allen Stoffen und Geräten gleich aus. Das erhöht die Chance, dass sie im Betrieb tatsächlich gelesen wird.
Ändert sich ein Sicherheitsdatenblatt oder ein Gerät, erzeugen Sie die Anweisung neu und tauschen den Aushang. Weil sie mit Gefahrstoff, Arbeitsmittel und Unterweisung verknüpft ist, bleibt der Nachweisstrang lückenlos.
Häufige Fragen zu Betriebsanweisungen
Wie oft muss eine Betriebsanweisung aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich etwas ändert – neuer Stoff, neues Verfahren, neues Sicherheitsdatenblatt, geänderte Einstufung. Eine feste Frist nennt § 14 GefStoffV für die Betriebsanweisung selbst nicht; für die darauf gestützte Unterweisung dagegen schon: mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. In der Praxis prüft man deshalb beides im selben Rhythmus, weil Einstufungen von Gefahrstoffen sich regelmäßig ändern und ein veraltetes Sicherheitsdatenblatt sonst unbemerkt bleibt.
Darf ich mehrere Stoffe in einer Betriebsanweisung zusammenfassen?
Ja, wenn Gefährdungen und Handhabung vergleichbar sind – etwa mehrere Reinigungsmittel derselben Einstufung. Voraussetzung ist, dass die beschriebenen Schutzmaßnahmen für jeden erfassten Stoff tatsächlich passen. Sobald ein Stoff eine abweichende Gefährdung mitbringt, braucht er eine eigene Anweisung. Eine Gruppen-Betriebsanweisung, die den gefährlichsten Fall nicht abdeckt, ist schlechter als keine.
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsanweisung und Bedienungsanleitung?
Die Bedienungsanleitung kommt vom Hersteller und beschreibt die Handhabung des Produkts. Die Betriebsanweisung schreibt der Arbeitgeber für seinen konkreten Betrieb: Sie legt fest, welche Gefahren dort bestehen, welche Schutzmaßnahmen gelten und wie sich Beschäftigte im Gefahrfall verhalten. Sie ist damit verbindliche Anweisung und Grundlage der Unterweisung.
Welche Farben gelten für Betriebsanweisungen?
Im Safety Manager sind Gefahrstoffe rot, Biostoffe grün, Betriebsmittel und Maschinen blau und Tätigkeiten orange. Die Software wählt das Farbschema automatisch anhand der gewählten Art – Sie stellen nichts ein, und die Aushänge im Betrieb bleiben einheitlich.
Muss die Betriebsanweisung in anderen Sprachen vorliegen?
Die Gefahrstoffverordnung verlangt eine für die Beschäftigten verständliche Form und Sprache. Beschäftigen Sie Mitarbeiter, die kein ausreichendes Deutsch verstehen, muss die Betriebsanweisung in einer Sprache vorliegen, die sie verstehen – die Texte lassen sich dafür anpassen und als eigene Fassung ablegen.
Die rechtlichen Angaben sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Vorschriftentext. Stand: September 2026.
Zum Nachlesen
Was das Gesetz zu diesem Thema verlangt – mit Fundstelle, ohne Produktsprache.
