Arbeitsschutz Software Vergleich 2026

Wann sich eine Arbeitsschutz-Software lohnt

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Software, sondern das, was sie verwaltet: die Gefährdungsbeurteilung und ihre Dokumentation (§§ 5 und 6 ArbSchG), die regelmäßige Unterweisung (§ 12 ArbSchG), die Prüfung der Arbeitsmittel (§ 14 BetrSichV) und die Maßnahmen, die daraus folgen. Ein kleiner Betrieb kann das mit Ordner und Tabelle erfüllen.

Kippen wird es meist an denselben Stellen: Fristen laufen ab, weil niemand an sie erinnert. Nachweise liegen verteilt in Ordnern, Postfächern und auf dem Rechner der Fachkraft. Mehrere Verantwortliche pflegen verschiedene Listen. Und wenn die Berufsgenossenschaft oder nach einem Unfall die Versicherung fragt, wird zusammengesucht statt vorgelegt. Spätestens dann spart eine Software mehr Zeit, als sie kostet.

Vier Arten von Anbietern

Arbeitsschutz-Software lässt sich grob in vier Typen einteilen. Keiner ist für jeden Betrieb der richtige – die Frage ist, welcher zu Größe, Organisation und Budget passt.

Enterprise-EHS-Software richtet sich an Konzerne und große Mittelständler: viele Standorte, Anbindung an ERP- und Personalsysteme, eigene Projektteams. Die Lizenz liegt typischerweise im Bereich von 300–1.000 € im Monat, dazu kommt oft eine Einrichtung im vier- bis fünfstelligen Bereich (Marktspanne laut öffentlichen Vergleichsportalen, ohne Gewähr).

Einzelwerkzeuge decken einen Teilbereich ab – nur Unterweisungen, nur Prüfungen, nur das Gefahrstoffverzeichnis. Sie sind schnell eingeführt und oft günstig, aber wer drei Pflichten hat, braucht drei Werkzeuge, und die Gefährdungsbeurteilung kennt die Unterweisung nicht.

Tabellen und Papier sind kostenlos und flexibel. Sie erinnern aber an nichts, und ihr Nachweiswert hängt davon ab, wie diszipliniert sie gepflegt werden. Komplettlösungen für kleine und mittlere Betriebe bündeln die Pflichtmodule in einem System, ohne Einführungsprojekt – meist mit Staffelpreisen nach Betriebsgröße.

Checkliste: 18 Kriterien für den Vergleich

Die Kriterien sind nach dem geordnet, was im Ernstfall zählt: zuerst die Pflichten, dann der Nachweis, dann Betrieb und Vertrag. Haken Sie sie je Anbieter ab – was zweimal mit „teilweise“ beantwortet wird, ist meist ein Nein.

• Gefährdungsbeurteilung mit Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle
• Unterweisungen mit Fälligkeit je Mitarbeiter und Nachweis mit Unterschrift
• Prüffristen der Arbeitsmittel mit Prüfhistorie und Prüfprotokoll
• Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern
• Betriebsanweisungen, die zum Gefahrstoff bzw. Arbeitsmittel passen
• Maßnahmen mit Verantwortlichen, Frist und Erledigungsnachweis
• Erinnerung an Fristen, bevor sie ablaufen – nicht nur eine Liste
• Nachweise als PDF, die eine Behörde oder ein Auditor ohne Erklärung versteht
• Änderungen nachvollziehbar: wer, wann, was – und freigegebene Stände unveränderlich
• Nutzung am Handy oder Tablet direkt am Arbeitsplatz
• Rechte je Benutzer: wer sieht und wer bearbeitet welches Modul
• Mehrere Standorte oder Mandanten in einem Zugang
• Lesezugang für Auditor, Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht
• Datenstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Export und Herausgabe aller Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln
• Preis nach Betriebsgröße, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist
• Einrichtungsaufwand und Übernahme vorhandener Listen
• Support durch Menschen, die Arbeitsschutz kennen – und ein Test ohne Kreditkarte

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Eine Vorführung zeigt, was die Software kann. Diese Fragen zeigen, wie sie sich in Ihrem Alltag verhält:

• Wer erinnert wen, wenn eine Unterweisung oder Prüfung fällig wird – und wie?
• Wie sieht der Nachweis aus, den ich der Berufsgenossenschaft vorlege?
• Was passiert mit einer freigegebenen Gefährdungsbeurteilung, wenn jemand sie ändert?
• Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff darauf?
• Was kostet die Software bei meiner Betriebsgröße – einschließlich Einrichtung?
• Wie komme ich an meine Daten, wenn ich kündige?
• Wer hilft mir, wenn ich eine fachliche Frage habe – nicht nur eine technische?

Wo der Lichtmannegger Safety Manager steht

Offen gesagt: Dieser Ratgeber stammt von einem Anbieter. Der Lichtmannegger Safety Manager ist eine Komplettlösung im Sinne der Tabelle oben – entwickelt und betrieben von der Lichtmannegger GmbH, deren Fachkräfte für Arbeitssicherheit die Software selbst täglich in der Betreuung einsetzen.

Er umfasst 29 Module von der Gefährdungsbeurteilung bis zum Arbeitsschutz- und Umweltmanagementsystem, richtet sich an Betriebe bis 500 Beschäftigte und an Fasi-Büros mit mehreren Mandanten und kostet ab 29 € im Monat (netto, bis 9 Mitarbeiter). Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank in Frankfurt am Main; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil des Angebots. Testen lässt er sich 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Wer eine tiefe Anbindung an SAP oder ein Personalsystem eines Konzerns braucht, ist bei einer Enterprise-Lösung besser aufgehoben. Für alle anderen gilt: Legen Sie die Checkliste neben jede Vorführung – auch neben unsere.