Nach § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird; die Dokumente sind vertraulich zu behandeln. Die Vorschrift gilt bei nahezu allen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen – bei der landwirtschaftlichen Unfallversicherung (SVLFG) steht eine vergleichbare Pflicht in deren eigener Vorschrift – und nennt keine Mindestgröße des Betriebs.
Der Eintrag ist der Nachweis, dass eine Verletzung bei einer versicherten Tätigkeit entstanden ist. Wird aus einer Bagatelle später eine Infektion oder ein Folgeschaden, hängt der Anspruch der verletzten Person gegenüber der Unfallversicherung oft genau an diesem Eintrag. Für den Betrieb zeigt das Verbandbuch außerdem, wo sich kleine Verletzungen häufen – ein Hinweis für die Gefährdungsbeurteilung.
Diese Angaben machen einen Eintrag vollständig. Das Beispiel zeigt, wie knapp er sein darf.
| Angabe | Beispiel |
|---|
| Name der verletzten Person | Max Muster |
| Datum und Uhrzeit | 14.10.2026, 10:15 Uhr |
| Ort | Werkstatt, Werkbank 2 |
| Hergang | Beim Entgraten mit dem Cutter abgerutscht |
| Art und Umfang der Verletzung | Schnittwunde am linken Zeigefinger, etwa 1 cm |
| Erste-Hilfe-Maßnahmen | Wunde abgedeckt, Fingerverband angelegt |
| Name der helfenden Person | Erika Beispiel, Ersthelferin |
| Zeugen | Paul Probe |
Die Form ist frei. Üblich sind das gebundene Verbandbuch, der Meldeblock nach DGUV Information 204-021 mit einzelnen Blättern und elektronische Lösungen. Entscheidend sind drei Dinge: Jeder Eintrag ist vollständig, er ist fünf Jahre verfügbar, und Unbefugte können ihn nicht lesen.
Genau hier hat das klassische Heft im Verbandkasten eine Schwäche: Wer ein Pflaster holt, kann alle früheren Einträge lesen – mit Namen und Verletzungen. Beim Meldeblock wird jedes Blatt einzeln ausgefüllt und kann getrennt verwahrt werden; digitale Lösungen beschränken den Zugriff über Benutzerrechte.
Einträge im Verbandbuch enthalten Gesundheitsdaten und gehören damit zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten (Art. 9 DSGVO). Zugriff sollten nur die Personen haben, die ihn brauchen – die Helfenden beim Eintragen, die Verantwortlichen bei der Auswertung.
Die fünf Jahre sind eine Mindestfrist. Wie lange danach aufbewahrt und wann gelöscht wird, gehört ins Löschkonzept des Betriebs.
Das Verbandbuch dokumentiert jede Erste-Hilfe-Leistung. Eine Unfallanzeige an Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse ist erst nötig, wenn die verletzte Person stirbt oder mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist (§ 193 SGB VII). Zeigt sich das erst später, ist der Verbandbucheintrag die Grundlage der Anzeige – deshalb lohnt es sich, auch kleine Verletzungen sorgfältig einzutragen.
Im Safety Manager bekommt jeder Verbandkasten einen Aushang mit QR-Code. Wer Erste Hilfe geleistet hat, scannt ihn mit dem Handy, gibt den Firmen-Code ein und trägt ein, was § 24 DGUV Vorschrift 1 verlangt – ohne eigenes Benutzerkonto. Entnommenes Material hakt er aus der Liste nach DIN 13157 an; dann steht „nachfüllen“ beim Kasten.
Die Leitung des Bereichs bekommt eine Mail ohne Gesundheitsangaben und bestätigt den Eintrag mit „Geprüft“; ungeprüfte Einträge erscheinen nach drei Tagen in den Fristen. Lesen dürfen die Einträge nur Benutzer mit Recht auf das Unfall-Modul. Muss die Person zum Arzt oder fällt sie mehr als drei Tage aus, machen Sie aus dem Eintrag einen Unfall und setzen bei Bedarf das Kennzeichen „meldepflichtig“.
